Toplantılar, telefon trafiği ve hiç bitmeyen bir tempo…

Bir PR ajansında 24 saat, dışarıdan göründüğünden çok daha hareketli!

Banu Ergin’in anlatımıyla, markaların görünür dünyasının ardındaki hızlı ve renkli yaşam Markadevleri.com’da…

• Bir PR ajansının 24 saatini tek bir gün üzerinden anlatacak olsanız, gün nasıl başlıyor ve nasıl ilerliyor?

Bizim işimizde günün nasıl başlayacağını çoğu zaman gün belirliyor. Sabah güne bir planla başlıyoruz ama o planın gün içinde kaç kez değişeceğini kimse bilmiyor. Önce haber akışına, müşterilerimizin gündemine ve gün içinde takip etmemiz gereken konulara bakıyoruz. Sonra toplantılar, medya görüşmeleri, içerik çalışmaları, müşteri talepleri derken gün hızlanıyor.
Bir de PR tarafında şu var; bir iş bittiğinde aslında başka bir iş başlıyor. O yüzden günü “şu saatte başladık, şu saatte bitti” diye tarif etmek çok mümkün değil.

• PR’cının alarmı kaçta çalar, ilk baktığı şey telefon mu haberler mi?

İkisi de diyebilirim. Çünkü telefon zaten bizim işimizin bir parçası. Ben güne başlamadan önce mutlaka haber akışına bakarım. Türkiye’de ve dünyada ne oluyor, gündemde ne var, müşterilerimiz açısından bizi ilgilendiren bir gelişme olmuş mu diye kontrol ederim. Çünkü bir PR’cının güne sadece kendi ajandasına bakarak başlaması mümkün değil. Önce dışarıda ne olduğuna bakmanız gerekiyor.

• Ajansınızda güne başladığınızda ilk kontrol ettiğiniz şeyler neler oluyor?

Öncelikle gündem. Sonra müşteri tarafındaki öncelikler ve ekibin o günkü iş planı. Hangi işin bugün mutlaka çıkması gerekiyor, hangi toplantılar var, medyadan beklediğimiz dönüşler neler, nerede bir aksama var… Bunlara bakıyoruz. Benim için önemli olan, günün en başında bütün resmi görmek. Çünkü gün içinde bir kriz ya da son dakika gelişmesi olduğunda zaten plan değişiyor. En azından elimizdeki işleri ve öncelikleri biliyor olmak müdahale etmemizi kolaylaştırıyor.

• Gününüzün ne kadarı planlı, ne kadarı son dakika gelişmelerinden oluşuyor?

Keşke yüzde 80 planlı, yüzde 20 son dakika diyebilsek. PR’da son dakika her zaman var. Biz plan yapıyoruz ama planın değişebileceğini de bilerek yapıyoruz. Sabah hazırladığınız bir iletişim planı, öğleden sonra ülkede ya da sektörde yaşanan bir gelişme nedeniyle tamamen değişebilir. Hatta bazen günün en önemli işi, sabah ajandada hiç olmayan bir konu oluyor. Bence bu işin en zor taraflarından biri de bu: Planlı çalışmak zorundasınız ama plana bağımlı kalamazsınız.

• Kamuoyuna yansımadan önce bir PR ekibinin perde arkasında hangi süreçler yaşanıyor?

Dışarıdan bakıldığında bir haberin medyada çıktığını görüyorsunuz ama o haberin arkasında çoğu zaman ciddi bir hazırlık var. Önce müşteriyi ve konuyu anlamaya çalışıyoruz. Ne söylemek istiyor, neyi söylememeli, hangi mesajı öne çıkarmalıyız, bu konu gerçekten haber değeri taşıyor mu… Bunları değerlendiriyoruz. Sonra doğru hikayeyi kuruyor, metni hazırlıyor, görselleri ve diğer materyalleri tamamlıyor, medya tarafında da hangi gazeteciye, hangi mecraya, hangi açıyla gideceğimizi planlıyoruz.

Yani PR biraz da görünmeyeni doğru kurgulama işi.

• Ajanslarda mesai gerçekten ne zaman başlar, ne zaman biter?
Bizim sektörde bunun net bir saati olduğunu söylemek zor. Sabah erken başlayan günler de oluyor, gece geç saatlere kadar devam eden işler de. Ama burada önemli olan sadece uzun çalışmak değil. PR işinde zaman zaman gerçekten hızlı karar vermeniz gereken anlar oluyor. Bir kriz çı-kıyor, bir haber geliyor, müşteri gece bir gelişme yaşıyor… O noktada “mesai bitti” diyemiyorsunuz. Ben yine de sürekli çalışmayı bir başarı göstergesi olarak görmüyorum. Önemli olan ekibin doğru organize ol-ması ve gerçekten ihtiyaç olduğunda hızlı hareket edebilmesi.

• Ajans çalışanlarının aynı anda birden fazla markayı ve gündemi yönetebilmesi için nasıl bir çalışma sistemi uygulanıyor?
Burada en önemli şey önceliklendirme. Her iş acil değildir ve her iş aynı anda yapılamaz. Biz ekip içinde işlerin önemini, zamanlamasını ve olası risklerini değerlendiriyoruz. Herkesin neyi, ne zamana kadar yapacağını bilmesi gerekiyor. Ama bunun yanında ekipte herkesin sadece kendi işine değil, genel tabloya da hakim olması önemli. Çünkü PR’da bir kişinin olmadığı anda işin durmaması gerekiyor. İyi ekip biraz da böyle çalışı-yor.

• Bu tempolu çalışma biçimi çalışanların özel hayatını nasıl etkiliyor? İş-yaşam dengesini korumak mümkün mü?

Kolay değil ama mümkün. Ben bunu özellikle önemsiyorum. PR çok yoğun bir sektör ama insanlardan sürekli ulaşılabilir olmalarını bekleyerek sağlıklı bir çalışma düzeni kuramazsınız. Herkesin dinlenmeye, özel hayatına ve kendine ayırdığı zamana ihtiyacı var. Tabii ki işin doğası gereği bazı dönemlerde tempo yükseliyor. Önemli olan bunun sürekli hale gelmemesi. Ben yöneticilik tarafında ekibin sadece ne kadar iş yaptığına değil, o işi hangi şartlarda yaptığına da bakıyorum.

• En sık gelen “acil” talep nedir? “Acil” kelimesini duyduğunuzda aklınızdan ilk ne geçiyor?
“Acil” kelimesini duyduğumda ilk düşündüğüm şey, “Tam olarak ne ka-dar acil?” oluyor. Çünkü bazen gerçekten beş dakika içinde müdahale etmeniz gereken bir konu oluyor, bazen de gün içinde yapılması gereken bir iş “acil” olarak geliyor. PR’da aciliyetin doğru tanımlanması çok önemli. Gerçekten acil olanla, sadece hızlı yapılması istenen işi birbirin-den ayırmazsanız ekip sürekli yangın söndürmeye başlar. Bizim işimiz ise sadece yangın söndürmek değil, yangın çıkmadan önce nerede çıkabileceğini de görmek.

• İnsanların dışarıdan görmediği ama PR’cıların gününün büyük bölümünü alan iş nedir?
Takip. Kesinlikle takip. Bir haber gönderiyorsunuz, sonra gazeteciden dö-nüş bekliyorsunuz. Bir metin hazırlanıyor, müşteri onayı bekleniyor. Bir röportaj planlanıyor, tarih değişiyor. Bir etkinlik için onlarca detay aynı anda ilerliyor. PR’ın görünmeyen tarafında çok ciddi bir takip ve koordi-nasyon işi var. İnsanlar genellikle sadece haberin çıktığı kısmı görüyor. O noktaya gelene kadar yapılan telefon görüşmelerini, revizeleri, kontrolleri, zamanlamayı ve koordinasyonu görmüyor.

• Kriz anlarında müşterinin beklentisi ile medyanın beklentisi çatıştığında iletişim stratejisini nasıl belirliyorsunuz?

Önce sakin kalmak gerekiyor. Kriz anında en yanlış şey, hemen tepki vermek. Müşterinin ne istediğini dinliyoruz ama sadece müşterinin istediği yerden bakmıyoruz. Kamuoyunun ve medyanın bu konuyu nasıl gördüğünü de anlamamız gerekiyor. Çünkü bazen müşterinin söylemek istediği şey ile kamuoyunun duymaya ihtiyaç duyduğu şey aynı olmayabiliyor. Bizim görevimiz iki taraf arasında doğru iletişimi kurmak. Ne gereksiz yere konuşmak ne de gerekli olduğu halde sessiz kalmak… Doğru zamanda, doğru tonda ve mümkün olduğunca net bir iletişim kurmak gerekiyor.

• “Sabah başlayan ve gece yarısına kadar devam eden bir PR gününü tek bir cümleyle anlatmanız gerekse, bu cümle ne olurdu?”

“PR’da gün, ajandanızdaki işlerle değil, gündemin size getirdikleriyle tamamlanır.”
Ve sanırım bu yüzden bu işi yıllardır hala heyecan verici buluyorum. Çünkü ertesi günün nasıl geçeceğini hiçbir zaman tam olarak bilemiyorsunuz.