Bir PR ajansında gün nasıl başlıyor, hangi gündemlerle şekilleniyor ve başarılı bir iletişim çalışmasının arkasında ne kadar büyük bir ekip emeği yatıyor?

Markadevleri.com olarak bu kez, iletişim sektörünün perde arkasına yakından bakıyor;

Haber Atölyesi Ajans Başkanı Elif Özyıldırım ile bir PR ajansının 24 saatine eşlik ediyoruz.

• Bir PR ajansının 24 saatini tek bir gün üzerinden anlatacak olsanız, gün nasıl başlıyor ve nasıl ilerliyor?

a. Bir PR ajansının günü sabah erken başlar çünkü bizim işimizin odağında gündem yönetimi vardır. Bu da gündeme sabah erkenden hakim olmayı gerektirir.
b. Günlük rutinde haber yansımaları taranır, o günkü müşteriler bazında bülten içerikleri basına servis edilir.
c. Müşteri bazında haftalık içerik planlamaları yapılır.
d. Müşteri bazında varsa röportaj, canlı yayın veya bir toplantı varsa bunlar organize edilir.
e. Gün içinde gündemde olan gelişmeler tüm iş akışını değiştirebilir aslında o yüzden çok dikkatli ve yakın gündem takibiyle ilerlemek, gazetecileri arayacağın veya yazacağın saate bile dikkat etmek gerekiyor.

• PR’cının alarmı kaçta çalar, ilk baktığı şey telefon mu haberler mi? Ajansınızda güne başladığınızda ilk kontrol ettiğiniz şeyler neler oluyor?

a. PR’cının alarmı 07.00-7.30 gibi çalar ve evet ilk baktığımız şey telefondaki haber servisleri olur.
b. Ajansta ilk kontrol ettiğimiz şeyler de müşterilerin veya müşterinin içinde bulunduğu sektörlere dair haberler oluyor.
c. Sonuçta müşterilerimizin direkt ilgisi olmayan ama içinde bulundukları sektör nedeniyle dolaylı olarak içinde yer alabilecekleri gündemler olduğunda biz iletişimcilere çok iş düşüyor.

• Gününüzün ne kadarı planlı, ne kadarı son dakika gelişmelerinden oluşuyor?

a. Aslında ortalamaya bakarsanız %60-70 gibi bir oranda planlı kalan durumlarda da son dakika gelişmeler olabiliyor.

• Kamuoyuna yansımadan önce bir PR ekibinin perde arkasında hangi süreçler yaşanıyor?

a. Aslında bu kısmı işin mutfağı ve bir anlamda da özü, kamuoyuna yansımadan önce bazen çok uzun uğraşlar bazen çok hızlı aksiyon gerektiren çalışmalar yürütüyoruz. Neyi, ne zaman, ne şekilde, hangi dilde ve nasıl bir frekansta söylemeliyiz kısmı çok hassas. Bazen bir basın toplantısı planlamanız gerekiyor bazen ise basın bülteni oluşturmanız bazen de mesajlarınızı etkili bir şekilde hedef kitlenize ulaştıracağınız etkinlikler planlamanız gerekebiliyor. Tabi tüm bu planlamalarda ülkenin gündemi her zaman size müsaade etmeyebiliyor, buna da hazırlıklı olup B planıyla hareket etmeniz de gerekebiliyor.

• Ajanslarda mesai gerçekten ne zaman başlar, ne zaman biter?

a. Ajanslarda mesainin aslına bakarsanız ideal bir saati pek de yok biz 10.00-17.00 saatleri arasında çalışıyoruz ancak whatsup mesaisi diye de bir şey var artık ve o mesajlar pek de susmuyor. Gerek müşteriler, gerek gazeteciler akşam da mesaj atıp bir talepte bulunabiliyor elbette çok acil olanlara hemen dönüş yapıyoruz ama acil olmayan konuları diğer iş gününde yanıtlayarak devam ediyoruz.

• Ajans çalışanlarının aynı anda birden fazla markayı ve gündemi yönetebilmesi için nasıl bir çalışma sistemi uygulanıyor?

a. Aslında bu tamamen planlı programlı bir çalışma programı ve takvimiyle mümkün oluyor. Aylık ve haftalık içerik planlamaları, işlerin son teslim tarihleri, olası gündem yönetimi konuları planlandığında bu çalışma sistematik olarak işliyor ve de bir problem yaşanmıyor.

• Bu tempolu çalışma biçimi çalışanların özel hayatını nasıl etkiliyor? İş-yaşam dengesini korumak mümkün mü?

a. Bizim ajansımızda insanların özel hayatlarından ödün verecek nitelikte bir çalışma modeli yok, insanların motive olduğu şeyleri yapabilmesi, iş dışında kendilerine zaman ayırabilmeleri onların işe daha hafiflemiş ve mutlu gelmelerini sağlar.

• En sık gelen “acil” talep nedir? “Acil” kelimesini duyduğunuzda aklınızdan ilk ne geçiyor?

a. Acil talep genelde gazetecilerden gelebiliyor, hızlı bir yanıt veya son dakika bir yayına konuk olma gibi. Müşterilerden ise eskiye dönük bir dokuman veya bir rapor / bir bilgi talebi gelebiliyor.
b. Gelen acil taleplerde ise “Gerçekten acil mi?” sorusu aklımızdan geçiyor elbette. Bazen kişisel atlamalardan kaynaklı konular olabiliyor o zaman açıkçası biraz empati kurarak konuyu çözmeye çalışıyoruz, biz ajans olarak nasıl olmaz değil nasıl olur bakış açısıyla hareket ediyoruz o yüzden acil kelimesinin altı dolu olmasa da çözüm odaklı hareket ederek müşterilerimize veya gazetecilere yardımcı olmaya çalışıyoruz.

• İnsanların dışarıdan görmediği ama PR’cıların gününün büyük bölümünü alan iş nedir?

a. PR aslında tam bir iş takip işidir, yazıların son teslim tarihinden, planlanan içeriklerin doğru zamanda doğru gündemde doğru kişiye ulaşmasına kadar. Bunu yaparken de hem müşterilerimizin hem de gazetecilerin arasında bir iletişim köprüsü olduğumuz için her tarafın konularını takip etmek ve süreci doğru zamanda sonuçlandırmaktır bizim en çok günümüzün büyük bölümünü dolduran şey.

• Kriz anlarında müşterinin beklentisi ile medyanın beklentisi çatıştığında iletişim stratejisini nasıl belirliyorsunuz?

a. Bu konuda hep objektif ve tam da olması gereken yerde duran bir tavrımız var, hatta geçmişte gazetecinin istediği şeyde haklı olduğunu savunduğumuz için müşteri kaybettiğimiz bile oldu ama hiç sorun değil biz ajans olarak 17 yıldır bu işi yapıyorsak bir iletişimci olarak müşterilerimizi doğru yönlendirdiğimiz için bugünlere gelebildik. Krizleri iyi okumak içindeki iletişim fırsatlarını da çok iyi yönetebilmek gerekiyor o noktada aslında bizim yaptığımız şey şeffaf, erişilebilir, dürüst olarak konuyu muhatabı olan kişi veya kurumla doğru zamanda paylaşmaktır. Çünkü en büyük tehlike krizlerde ulaşılamaz olmak. O zaman hakkınızda her türlü yanlış bilginin yayılmasına zemin yaratırsınız.

• “Sabah başlayan ve gece yarısına kadar devam eden bir PR gününü tek bir cümleyle anlatmanız gerekse, bu cümle ne olurdu?”

a. Bir PR Gününü “Gündemi yakından takip ederek, pro aktif ve her an ulaşılabilir bir şekilde iletişimde kalmak” sanırım en iyi anlatan cümle olurdu.